“We hebben de eerste twee salarisruns goed doorstaan”
“Verandering van spijs doet eten.” Alleen is dat soms nog heel even wennen. Met ingang van 1 januari 2022 is Maastro gestart met AFAS als HR, Inkoop en Financeinformatiesysteem. De keuze voor de ERP-software van AFAS is gemaakt omdat het één geïntegreerde database is met een rijke standaard. Veel gebruiksvriendelijker, hogere transparantie omdat alle informatie zich nu op één plek bevindt en de continuïteit wordt gewaarborgd. AFAS biedt voor Bedrijfsvoering een groot perspectief op het gebied van efficiency. “Deze slag gaan we zeker behalen, alleen is dat zoals met alle nieuwe dingen, je moet door die gewenningsfase”, laat Enno Soeren weten.
Migratie afas
Niet meer afhankelijk zijn van diverse applicaties of risico lopen op fouten. Dat is een voordeel. Voorheen was Bedrijfsvoering veel tijd kwijt aan het handmatig en veelvuldig verwerken van informatie en het bijhouden van diverse data, waardoor de backoffice processen arbeidsintensief en administratief waren. Dat is nu verleden tijd, met de geïntegreerde database, waar HR, Inkoop en Finance sinds 1 januari 2022 mee werken. Boy: “Het zwaartepunt van het implementatie proces in 2021 lag echt bij de afdelingen HR en Finance. De complexiteit zat in de factor tijd. Tijd vrijmaken vanuit de bestaande formatie om de projectgroepen te vullen. Voor iedereen is dit erbij gekomen, waardoor onze collega’s veel meer werk op hun bordje hebben gekregen. Hier hebben ze veel tijd en moeite in gestoken, zonder dat het ten koste ging van de reguliere werkzaamheden. Het was wel een uitdaging.” Purchase to Pay zal later dit jaar overgaan op AFAS. Fraukje vult aan: “Van de een op de andere dag vergt het een andere manier van denken. Het systeem neemt werk van je over in een bepaalde workflow. Op voorhand weten dat je in een andere workflow gaat werken is een ding, maar erin werken vergt wel enige gewenning.”
Perspectief
Het wegnemen van hun zorgen werd gedaan door het bieden van een stuk perspectief. AFAS brengt verlichting en heft complexiteit op aan de administratieve kant van de werkzaamheden. Boy: “Het werk wordt nu ook gezien als uitdagender en interessanter.” Het aanstellen van Functioneel Beheerders per afdeling gaf tevens een nieuwe impuls. Een aantal mensen kreeg hierdoor een compleet andere functie. Fraukje: “Dit is best pittig. Maar zowel medewerker als leidinggevende hebben meer controle waardoor bedrijfsvoering in staat is projecten nog beter op te pakken.” Het AFAS traject is een middel om als organisatie nog beter ingericht te zijn om de strategische doelen te halen. Het is een samenspel tussen Bedrijfsvoering en Patiëntenzorg waarbij Bedrijfsvoering hiermee Patiëntenzorg ondersteunt. De migratie van AFAS is goed gegaan, een grote stap van centraal naar decentraal werken. Enno: “Het vergt de nodige gewenning van iedereen, maar AFAS is goed geland in de organisatie en de nodige uitdagingen zijn overwonnen. Boy reageert instemmend: “De eerste twee salarisruns zijn gewoon betaald.” Het goede resultaat is tot stand gekomen door ieders goede inzet, waarvoor Enno zijn grote waardering laat merken.
Met ingang van 1 januari 2022 is Maastro gestart met AFAS als HR, Inkoop en Financeinformatiesysteem.