Stille kracht achter onderzoek: de trial coordinator

Inhoudelijke kennis op hoog niveau

Dirk: “De inhoudelijke kennis van onze trial coordinators ligt op een bijzonder hoog niveau. Collega’s zoals Chantal zijn inhoudelijk sterk. Er wordt vaak onterecht gedacht dat zij getallen overtypen en de administratie bijhouden - die overigens steeds complexer wordt. Neem bijvoorbeeld de procedures die jaarlijks veranderen en er niet eenvoudiger op worden. Juist de inhoudelijke kennis is onmisbaar om de vele gecompliceerde documenten in te kunnen vullen en beheren.”

Web aan informatie en wet- en regelgeving

Chantal: “Dat komt omdat toen ik begon, dit werk voornamelijk uit data invoer bestond. Ik was toen datamanager: je zocht informatie van patiënten op en zette die in het systeem. In de loop der tijd is daar omheen een web ontstaan van informatie, wet- en regelgeving, verslaglegging, in te vullen documenten en noem maar op. Inmiddels is de administratie rondom een studie overweldigend. Mijn voordeel is dat ik door de jaren heen hierin ben meegegroeid en daardoor een goed overzicht weet te behouden.”

Werkzaamheden van een trial coördinator

De werkzaamheden van de trial coordinator beginnen bij het toetsen van de haalbaarheid van het door de arts opgestelde onderzoeksprotocol. Dit wordt voorgelegd aan de Institutional Review Board (IRB). Bij goedkeuring worden eerst de financiële werkzaamheden afgehandeld in bijvoorbeeld het geval van het maken van CT-scans of bloedafname bij de deelnemers. Om je een idee te geven: de administratieve afhandeling die vooraf gaat aan de afname van één buisje bloed voor onderzoek duurt minimaal 6 maanden.

Voorbereiding voorafgaand aan de studie

Ook moet de stralingsbeschermingseenheid op de hoogte zijn. Dat wordt ook verzorgd door het Clinical Trial Office. Soms duurt het meer dan een jaar voordat een studie kan starten, in de tussentijd is de trial coordinator dagelijks bezig met de voorbereidende werkzaamheden. Denk hierbij aan het maken van afspraken, doorgeven van gegevens, opstellen van protocollen, informeren van betrokkenen en meer.

Geoliede machine

Door jarenlange samenwerking zijn Dirk en Chantal goed op elkaar ingespeeld. Chantal verzorgt de voorbereiding, zodat Dirk zich volledig kan focussen op het onderzoek. Eens per week komen ze bij elkaar en nemen ze alle lopende zaken door.  

“Als Chantal bij een project betrokken is dan weet ik zeker dat alles tot in de puntjes is geregeld.”

Dirk De Ruysscher

Raakvlakken met diverse afdelingen binnen Maastro

Chantal: “Ik doe mijn werk met plezier. Het leuke als trial coordinator is dat je zelf een indeling van je werkzaamheden maakt. Deze zijn heel divers; ik denk mee over het onderzoek, handel vragen af en soms heb ik patiëntencontact. Er zijn ook raakvlakken met veel andere afdelingen zoals patiëntenzorg, financiële administratie en I&S.”

Ieder zijn eigen specialisme

Elke trial coordinator bij Maastro heeft zijn eigen specialisatie. Hierdoor weten ze niet alleen alles van wet- en regelgeving, protocollen, verplichte administratieve afhandeling binnen hun vakgebied, maar hebben ze ook korte lijnen met ziekenhuizen en externe specialisten.   

Dirk de Ruysscher is naast radiotherapeutisch oncoloog tevens hoofd klinisch onderzoek en hoogleraar Respiratoire Oncologie / Radiotherapie-Oncologie. Hij is betrokken bij diverse (internationale) klinische studies op het gebied van longkanker.

Chantal Overhof loopt al heel wat jaren mee als trial coordinator. Dat betekent zij als lid van diverse onderzoeksteams verantwoordelijk is voor een efficiënte en effectieve projectondersteuning bij longstudies. 

Over Clinical Trial Office

Maastro Clinical Trial Office is verantwoordelijk voor de administratieve en logistieke ondersteuning van klinisch onderzoek binnen Maastro. Het coördineert ook wetenschappelijke projecten voor externe partijen. Al het klinisch onderzoek wordt uitgevoerd volgens de normen van relevante richtlijnen, zoals Good Clinical Practice (GCP Richtlijn 2005/28/EC). Alle medewerkers zijn gecertificeerd met betrekking tot GCP.